先排后校。即先按照规定格式排版,打印出清样后再作校对。
逢文必校。不能因为有的文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松校对。
每字必核。一份公文文字表述是否准确、通顺、简练,人名、地名、时间、数字、引文是否准确规范、严谨等,都要坚持一个标点一个标点地校,一个字一个字地核,不能有任何疏忽。
校写分离。公文起草和校对最好由不同的同志来进行。
急文稳校。越是急件越要沉住气、稳住劲,否则会导致一些明显的低级错误没有校出,酿成不良后果。
发前再校。
如下是校对须把好的“三关”及一些实用方法。
1.语言关
公文语言要保证其严肃性、权威性,因此,要尤其注意校对这几类词语,规范使用,达到公文语言权威、准确、简洁的效果。
概约词,诸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多数”“少数”等不确定的词尽量少用或不用。非用不可时,要严肃对待,实事求是,切不可回避矛盾,或随意夸大。
介词,要避免介词连用。
如:关于对……的修改意见。“关于”和“对”都指向同一个对象,两词连用没有必要。去掉“对”将上句变成“关于……的修改意见”时,显得更加明快利落。
专有名词,对公文中出现的人名、地名、机关名、事物名等专有名词要尤其注意,校对时要遵循以下几个原则:
1.按照权威部门认定的或长期以来通用的名称使用;
2.人的职务、机关单位名称、行政区划若有变化,应使用最新的名称;
3.使用标准全称,不要自作主张随意缩略;
4.名称在公文中的前后须保持一致;
格式语,对公文写作中约定俗成的一些格式化用语,要遵守约定,不得随意更改、立异标新。
如:请示的结语用“以上妥否,请批复”;
平行文的结束语,如属知照事项不需答复的,则用“专此致函”,如属需要答复的,则必须用“专此致函,请复”;
报告的结尾,则需要使用“专此报告”。
如:请示语多用“恳请”,商洽函多用“商请”等。
词意易混淆的其他词语,如:
“权利”与“权力”、“截至”与“截止”、“起用”与“启用”、“制定”与“制订”等等,这些词语很容易混淆,校对时一定要分清该用哪一个,决不能含糊。
2.逻辑关
对于公文来说,逻辑是将全文语言紧密联结为一个整体的筋脉。违背逻辑原理的公文往往会出现结构混乱、词不达意、表意缺漏或者重复啰唆等问题,作用大打折扣。
因此,公文校对还需把好逻辑关,思响哥通过一些例子,来说明公文内容表述方面不易发现的问题。
概念不明确
在使用概念表达思想时,其内涵和外延一定要明确,这是基本的逻辑要求。
例:各部门间要加强协调配合,完善有关政策。
此句“间”是“之间”的省略,“各部门间”指的是各部门的相互关系,不是实体部门,不能作为主项与“完善有关政策”连用,应该改为“各部门要加强协调配合,完善有关政策”。
限制不当
限制是通过缩小概念的外延来明确概念的逻辑方法。
例:2014年—2018年,四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元。
此句是想说2018年四市生产总值达到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”,而后面对应的生产总值数只有2014年和2018年的,因此,用“2014年—”来限制“2018年”是错误的,应该改为“相较于2014年,2018年四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元”。
自相矛盾
在表达中,相互矛盾的两个概念或判断不能都存在。
例:实现互联网与农业线上线下“双融合”发展。
“双融合”是指两组“融合”,如A与B融合、C与D融合。而句中只有“互联网与农业”一组融合,与“双融合”是自相矛盾的,应该改为“实现互联网与农业线上线下融合发展”。
不符合方位逻辑
方位逻辑指含有方位词的命题,其“真”值依赖于在什么方位说出它,随着说出方位的不同而变化,如果不注意说出它的方位,“真”可能会变成“假”。
例:市政府文件表述“明确各区市政府对查处本辖区内制作‘地条钢’等违法违规行为负总责”。
从讲述者(市政府)的角度讲,本辖区指全市区域;从被讲述对象(区市政府)的角度讲,本辖区则指区市所辖区域。例句混淆讲述者和被讲述对象的方位概念,可修改为“明确各区市政府对查处各自辖区内制作‘地条钢’等违法违规行为负总责”。
3.政策关
严把公文校核中的政策关是保证公文权威性、严肃性的关键,是公文校对的“核心”。把好政策关,应“上下左右前后”六面看。
“上”看
“上看”就是要校对公文是否符合国家法律法规、党的方针政策和上级文件精神。
若遇到引用国家法律法规、党的方针政策和上级文件的情况,校对时一定要与原文一一对照。
“下”看
“下”看,就是校对公文制定的政策有无必要性和是否具有可操作性。
具体到某一政策有无必要制发,要看其对本区域内各项事业发展有无指导意义,与本区域民情民意是否顺应,同本区域财政的承受能力是否相匹配等。
其次,要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具体化、明确化的解决问题的办法和指导工作的措施。
如:写明要“加强协调”,却没有加强协调的具体办法,也没有明确的权力和责任,公文成了“空”对“空”式的指示。
“有关部门要严密配合”,则没有指出由哪几个部门配合,工作上如何分工协作。
“左”看“右”看
“左”看“右”看就是校对公文政策在部门间的协调性,即看公文制定的政策是否超越发文机关的职能权限;是否与其他部门的相关政策相吻合,以避免文件间出现矛盾。
“前”看“后”看
首先要校对公文与本机关已有公文之间是否相承。
如,对同一问题的不同侧面出新规定时,前后两个文件应彼此包容。若前面的公文不太适应新的情况有待修改时,要严格查找已有公文不符合现有社会状况的因素,并认真校对待发公文对其完善和修改之处。
其次要看公文后部与前部提法是否一致,不可出现自相矛盾或表述上的偏差。
把好语言关、逻辑关、政策关,一篇公文的校对就完成了一大部分。除此之外,还需注意错别字、标点符号、数字使用等细节。这些细节看似简单,但“小事切不可小视”,我们要注意“勤查”勘误,杜绝这些文稿硬伤。若想了解公文写作中标点符号和数字的使用门道,可参见公文写作系列课程。
那么,如何正确修改文章呢?
适当地使用修改符号,养成修改文章的良好习惯。文字的修改工作,一般是在原稿上进行,因此必须尽量保持整洁,修改什么,怎样修改,应该在书面上有清楚的表现。在修改稿子时往往乱涂乱画,这样不但不整洁,修改一多,也容易造成文字混乱。正确使用修改符号,是避免这种缺点的重要方法。
1981年12月,我国发布了中华人民共和国专业校准 GBI 一 81《校对符号及其用法》。该标准规定的符号共有 22 种,常用的有以下15 种。